1. Kim jesteśmy
1.1 Roadwise Group B.V., z siedzibą przy Oudegracht 294, 3511 NX Utrecht, Niderlandy, jest odpowiedzialna za przetwarzanie danych osobowych opisane w niniejszej polityce prywatności. Roadwise Group B.V. jest zarejestrowana w holenderskiej Izbie Handlowej pod numerem 90577434. W niniejszej polityce prywatności Roadwise Group B.V. jest określana jako Spółka.
1.2 Niniejsza polityka prywatności ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych w związku z e-Vinietă.md, kontem Roadwise, zamówieniem e-winiety, obsługą klienta lub inną usługą opisaną w niniejszej polityce prywatności.
1.3 Pytania dotyczące prywatności lub żądania dotyczące danych osobowych można przesyłać za pośrednictwem dostępnego formularza kontaktowego lub pocztą elektroniczną na adres [email protected].
2. Dane osobowe, które zbieramy
2.1 Dane osobowe wymagane do uzyskania e-winiety różnią się w zależności od kraju i produktu. Wynika to z faktu, że każdy kraj i dostawca e-winiety może mieć inne wymogi dotyczące rejestracji. Spółka prosi wyłącznie o dane niezbędne do realizacji zamówienia lub wymagane na podstawie obowiązujących wymogów prawnych, administracyjnych lub podatkowych.
2.2 W zależności od zamówionej e-winiety Spółka może zbierać:
a. kraj rejestracji pojazdu;
b. numer rejestracyjny;
c. numer identyfikacyjny pojazdu (VIN);
d. adres e-mail;
e. numer telefonu;
f. imię i nazwisko;
g. adres;
h. numer paszportu; oraz
i. nazwę firmy, w stosownych przypadkach.
2.3 Spółka przetwarza również informacje dotyczące zamówienia. Mogą one obejmować kraj, rodzaj e-winiety, datę rozpoczęcia, okres ważności, zapłaconą kwotę, opłatę za rejestrację, walutę, numer zamówienia, dane faktury, status zamówienia oraz informacje otrzymane od dostawcy e-winiety.
2.4 Płatności są obsługiwane przez zewnętrznych dostawców usług płatniczych. Spółka nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych ani danych rachunku bankowego użytych do dokonania płatności. Spółka może otrzymywać informacje takie jak metoda płatności, kwota, status płatności i numer referencyjny transakcji.
2.5 Gdy ktoś korzysta z e-Vinietă.md lub konta Roadwise, mogą być również zbierane informacje techniczne. Mogą one obejmować adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, datę i godzinę dostępu, przeglądane strony, kliknięcia, interakcje i logi techniczne.
2.6 Niektóre dane osobowe są wymagane do utworzenia konta Roadwise lub przetworzenia zamówienia e-winiety. Jeżeli podanie informacji jest wymagane, zostanie to wskazane w momencie ich pozyskiwania. Jeżeli Klient nie poda wymaganych informacji, Spółka może nie być w stanie utworzyć konta Roadwise, przetworzyć zamówienia lub świadczyć odpowiedniej usługi.
3. Konto Roadwise
3.1 Po utworzeniu konta Roadwise Spółka początkowo przechowuje zweryfikowany adres e-mail oraz historię zamówień powiązaną z tym adresem e-mail.
3.2 Adres e-mail musi zostać zweryfikowany, zanim wcześniejsze zamówienia zostaną wyświetlone na koncie Roadwise. Zamówienia złożone wcześniej przy użyciu tego samego zweryfikowanego adresu e-mail mogą następnie zostać automatycznie powiązane z kontem.
3.3 Klienci mogą później dodawać lub zmieniać informacje na swoim koncie Roadwise, w tym imię, nazwisko, numer telefonu, adres i numer paszportu. Informacje te mogą być wykorzystywane przy przyszłych zamówieniach, jeżeli będą do nich potrzebne.
3.4 Dane potrzebne wyłącznie do obsługi konta Roadwise są przechowywane przez okres, w którym konto pozostaje aktywne, chyba że Spółka ma inną zgodną z prawem podstawę do ich dłuższego przechowywania.
3.5 Jeżeli Klient zamknie swoje konto Roadwise, utraci dostęp do konta. Nie powoduje to automatycznego usunięcia informacji dotyczących zamówień, faktur ani innych informacji, które Spółka jest zobowiązana lub uprawniona przechowywać.
4. Dlaczego wykorzystujemy dane osobowe
4.1 Spółka przetwarza dane osobowe, gdy jest to niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez Klienta lub wykonania umowy z Klientem. Obejmuje to wykorzystywanie danych konta i danych kontaktowych do tworzenia konta Roadwise i zarządzania nim oraz wykorzystywanie danych kontaktowych, danych pojazdu i danych zamówienia do przetwarzania, rejestrowania i dostarczania e-winiety. Informacje dotyczące płatności i transakcji mogą być również wykorzystywane do obsługi płatności, zwrotów środków, sporów i obciążeń zwrotnych (chargeback), a odpowiednie dane kontaktowe i dane zamówienia mogą być wykorzystywane do obsługi klienta.
4.2 Spółka przetwarza określone dane osobowe, ponieważ jest zobowiązana do wypełniania obowiązków prawnych. Dotyczy to przede wszystkim informacji o zamówieniach, fakturach, płatnościach i Klientach, które muszą być przechowywane lub przetwarzane w celu spełnienia wymogów podatkowych, księgowych, administracyjnych lub innych wymogów prawnych.
4.3 Spółka może przetwarzać dane osobowe, gdy jest to niezbędne do realizacji jej prawnie uzasadnionych interesów, pod warunkiem że prawa i interesy Klienta nie mają pierwszeństwa przed tymi interesami. Może to obejmować wykorzystywanie danych technicznych i danych dotyczących korzystania z usług w celu zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania usług Spółki, wykorzystywanie odpowiednich informacji dotyczących konta i zamówienia oraz odpowiednich informacji technicznych w celu zapobiegania oszustwom i niewłaściwemu korzystaniu lub ich badania, wykorzystywanie informacji dotyczących usług i korzystania z nich w celu ulepszania usług Spółki, wykorzystywanie ograniczonego zakresu informacji o zamówieniu i danych kontaktowych w celu uzyskiwania opinii Klientów oraz wykorzystywanie odpowiednich informacji w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.
4.4 Spółka przetwarza dane osobowe na podstawie zgody, gdy zgoda jest wymagana. Dotyczy to w szczególności marketingowych wiadomości e-mail oraz niektórych technologii analitycznych, reklamowych i śledzących. Klient może wycofać zgodę w dowolnym momencie.
4.5 Wycofanie zgody nie ma wpływu na przetwarzanie, które zgodnie z prawem miało miejsce przed jej wycofaniem. Jeżeli Spółka przetwarza dane osobowe na innej podstawie prawnej, wycofanie zgody nie ma wpływu na przetwarzanie, które jest niezbędne na tej innej podstawie.
5. Rejestracja e-winiety
5.1 W celu przetworzenia e-winiety Spółka przekazuje odpowiedniemu dostawcy e-winiety informacje wymagane do realizacji zamówienia. Udostępniane są wyłącznie informacje niezbędne dla danego kraju i konkretnego zamówienia.
5.2 W zależności od kraju dostawcą e-winiety może być organ publiczny, operator systemu poboru opłat, autoryzowany dystrybutor, sprzedawca lub inna organizacja uczestnicząca w rejestracji lub administrowaniu e-winietą.
5.3 Spółka korzysta obecnie lub może korzystać z następujących dostawców e-winiet:
Szwajcaria
Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG)
Czechy
Státní fond dopravní infrastruktury (SFDI)
Słowacja
Národná diaľničná spoločnosť (NDS)
Słowenia
Družba za avtoceste v Republiki Sloveniji (DARS)
Rumunia
Scala Assistance SRL
barely digital GmbH & Co. KG
SMS Ticketing SRL
Bułgaria
Intelligent Traffic Systems AD
Yettel Bulgaria EAD
Mołdawia
S.A. Administrația Națională a Drumurilor
Węgry
Nemzeti Mobilfizetési Zrt.
5.4 Dostawcy e-winiet, z których korzysta Spółka, mogą z czasem ulegać zmianie. Jeżeli dla danego kraju dostępny jest więcej niż jeden dostawca, Spółka może wybrać dostawcę, który zostanie wykorzystany do przetworzenia zamówienia.
5.5 Dostawca e-winiety może przetwarzać dane osobowe na własną odpowiedzialność prawną, jeżeli wynika to z jego roli lub właściwego prawa.
6. Płatności
6.1 Spółka korzysta obecnie z Nuvei, PAY.nl, PayPal i Revolut Pay do przetwarzania płatności. Wykorzystywany dostawca zależy od metody płatności wybranej przez Klienta.
6.2 Dostawcy usług płatniczych przetwarzają informacje potrzebne im do realizacji, weryfikacji i obsługi płatności. W odniesieniu do niektórych operacji przetwarzania działają w imieniu Spółki, natomiast w przypadku innych operacji mogą ponosić własną odpowiedzialność prawną.
6.3 Spółka otrzymuje wyłącznie informacje dotyczące płatności, których potrzebuje do obsługi zamówienia, płatności, zwrotu środków, sporu lub obciążenia zwrotnego (chargeback). Spółka nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych.
7. Obsługa klienta
7.1 Jeżeli Klient skontaktuje się ze Spółką, Spółka przetwarza informacje niezbędne do udzielenia odpowiedzi na pytanie lub rozwiązania problemu. Mogą one obejmować dane kontaktowe, korespondencję, informacje o zamówieniu oraz inne informacje przekazane przez Klienta.
7.2 Spółka korzysta z Trengo do zarządzania komunikacją w ramach obsługi klienta. Dane związane z obsługą klienta mogą zatem być przetwarzane za pośrednictwem Trengo w imieniu Spółki.
8. Opinie
8.1 Po złożeniu zamówienia Spółka może udostępnić Trustpilot adres e-mail Klienta oraz identyfikator zamówienia. Trustpilot wykorzystuje te informacje do wysłania w imieniu Spółki zaproszenia do wystawienia opinii.
8.2 Spółka wykorzystuje te informacje w celu pozyskiwania autentycznych opinii Klientów i ulepszania swoich usług. W przypadkach dozwolonych przez prawo przetwarzanie to opiera się na prawnie uzasadnionym interesie Spółki polegającym na otrzymywaniu opinii od jej Klientów.
8.3 Klienci mogą sprzeciwić się wykorzystywaniu ich danych do wysyłania zaproszeń do wystawienia opinii, kontaktując się z [email protected] lub korzystając z opcji udostępnionych w zaproszeniu.
8.4 Jeżeli Klient zdecyduje się opublikować opinię, Trustpilot może przetwarzać informacje związane z tą opinią zgodnie z własnymi zasadami prywatności.
9. Marketing
9.1 Spółka wysyła marketingowe wiadomości e-mail wyłącznie wtedy, gdy odbiorca udzielił wymaganej zgody.
9.2 Spółka korzysta z Klaviyo do zarządzania marketingowymi wiadomościami e-mail, listami mailingowymi i preferencjami dotyczącymi komunikacji. Klaviyo może przetwarzać informacje takie jak adres e-mail Klienta, preferencje marketingowe oraz interakcje z wiadomościami e-mail.
9.3 Zgodę na marketing można wycofać w dowolnym momencie, korzystając z linku umożliwiającego rezygnację z subskrypcji w wiadomości e-mail lub kontaktując się z [email protected].
9.4 Wycofanie zgody na marketing nie powoduje zaprzestania wysyłania komunikatów związanych ze świadczeniem usług, które są niezbędne w związku z zamówieniem lub kontem Roadwise.
10. Pliki cookie i analityka
10.1 e-Vinietă.md i konto Roadwise wykorzystują pliki cookie i podobne technologie. Niektóre z nich są niezbędne do działania strony internetowej, konta, zapewnienia bezpieczeństwa lub innych podstawowych funkcji.
10.2 Technologie analityczne, reklamowe i inne technologie, które nie są niezbędne, są wykorzystywane wyłącznie po uzyskaniu zgody, jeżeli wymaga tego prawo.
10.3 W zależności od ustawień plików cookie wybranych przez Klienta Spółka może korzystać z Google Analytics, Google Ads, Google Tag Manager, Hotjar i Converge. Usługi te pomagają Spółce zrozumieć, w jaki sposób jej usługi są wykorzystywane, poprawiać doświadczenia użytkowników, mierzyć efektywność oraz mierzyć lub optymalizować działania reklamowe.
10.4 Technologie te mogą przetwarzać informacje takie jak adres IP, identyfikatory internetowe, informacje o przeglądarce i urządzeniu, przeglądane strony, kliknięcia, interakcje oraz informacje dotyczące sesji.
10.5 Klienci mogą zmienić lub wycofać swoje wybory dotyczące plików cookie za pośrednictwem ustawień plików cookie udostępnionych przez Spółkę.
11. Hosting i dostawcy usług technicznych
11.1 Spółka korzysta z Google Cloud w zakresie hostingu, infrastruktury i technicznego przechowywania danych. Dane osobowe mogą zatem być przechowywane lub przetwarzane przy użyciu systemów Google Cloud.
11.2 Spółka może również korzystać z innych dostawców usług technicznych niezbędnych do obsługi, zabezpieczania, utrzymywania lub rozwoju jej usług. Dostawcy ci uzyskują dostęp do danych osobowych wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia przez nich usług.
12. Komu udostępniamy dane osobowe
12.1 Spółka nie sprzedaje danych osobowych.
12.2 W zależności od wykorzystywanych usług dane osobowe mogą być udostępniane:
a. dostawcom e-winiet i organom publicznym;
b. dostawcom usług płatniczych;
c. dostawcom usług hostingowych i technicznych;
d. dostawcom usług obsługi klienta;
e. dostawcom usług analitycznych i śledzących;
f. dostawcom usług marketingowych;
g. platformom opinii; oraz
h. profesjonalnym doradcom, gdy jest to konieczne.
12.3 Dane osobowe mogą być również ujawniane, jeżeli wymagają tego przepisy prawa, sąd lub właściwy organ. Spółka może również ujawnić informacje, jeżeli jest to w rozsądnym zakresie konieczne do podjęcia działań w związku z roszczeniem prawnym lub do obrony przed takim roszczeniem.
13. Przekazywanie danych poza EOG
13.1 Niektórzy dostawcy usług Spółki lub dostawcy e-winiet mogą przetwarzać dane osobowe poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
13.2 Gdy dane osobowe są przekazywane poza EOG, Spółka stosuje mechanizm przekazywania danych dozwolony na podstawie właściwych przepisów o ochronie danych. W zależności od kraju i odbiorcy może to obejmować:
a. decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony;
b. Ramy ochrony danych UE-USA w przypadku certyfikowanych organizacji;
c. standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są wymagane; lub
d. inny mechanizm przekazywania danych dozwolony przez właściwe prawo.
13.3 Klienci mogą skontaktować się z [email protected], aby uzyskać więcej informacji o zabezpieczeniach stosowanych w przypadku konkretnego międzynarodowego przekazywania danych.
14. Jak długo przechowujemy dane osobowe
14.1 Spółka nie przechowuje danych osobowych dłużej, niż jest to konieczne, chyba że prawo wymaga lub zezwala na ich dłuższe przechowywanie.
14.2 Informacje dotyczące zamówień, faktur i Klientów, które stanowią część dokumentacji podatkowej lub administracyjnej Spółki, są co do zasady przechowywane przez siedem lat.
14.3 Informacje związane wyłącznie z kontem Roadwise są przechowywane przez okres, w którym konto pozostaje aktywne. Po zamknięciu konta informacje, które nie są już potrzebne do innego zgodnego z prawem celu, są usuwane lub anonimizowane.
14.4 Informacje, które nadal muszą być przechowywane ze względu na obowiązek prawny, takie jak dokumentacja zamówień lub faktur, pozostają przechowywane przez odpowiedni okres przechowywania również po zamknięciu konta Roadwise.
14.5 Informacje marketingowe są przechowywane do czasu wycofania zgody lub do momentu, gdy nie są już potrzebne do celów marketingowych. Spółka może zachować ograniczony zakres informacji w celu odnotowania, że dana osoba zrezygnowała z subskrypcji, aby wiadomości marketingowe nie były ponownie wysyłane bez udzielenia nowej zgody.
14.6 Dane techniczne, analityczne, dotyczące plików cookie i obsługi klienta są przechowywane wyłącznie tak długo, jak jest to w rozsądnym zakresie niezbędne do realizacji odpowiedniego celu. Dokładny okres może zależeć od rodzaju danych, ustawień wykorzystywanej usługi oraz obowiązujących wymogów prawnych lub wymogów bezpieczeństwa.
15. Bezpieczeństwo
15.1 Spółka stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed utratą, niewłaściwym wykorzystaniem, nieuprawnionym dostępem, nieuprawnionym ujawnieniem i innym niezgodnym z prawem przetwarzaniem.
15.2 Spółka dokonuje przeglądu swoich środków bezpieczeństwa i w stosownych przypadkach je aktualizuje, uwzględniając rodzaj przetwarzanych danych osobowych oraz związane z tym ryzyka.
15.3 Nie można zagwarantować całkowitego bezpieczeństwa żadnego systemu internetowego. Klienci są również odpowiedzialni za zabezpieczenie danych logowania do swojego konta Roadwise i powinni skontaktować się ze Spółką, jeżeli uważają, że ktoś uzyskał dostęp do ich konta bez zezwolenia.
16. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
16.1 Spółka nie podejmuje wobec Klientów decyzji wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie, jeżeli decyzje te wywołują wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływają.
17. Twoje prawa dotyczące prywatności
17.1 Klienci mają prawo zwrócić się do Spółki o informację, jakie dane osobowe ich dotyczące posiada, oraz otrzymać kopię tych danych.
17.2 Klienci mogą zwrócić się do Spółki o sprostowanie danych osobowych, które są nieprawidłowe lub niekompletne.
17.3 Klienci mogą zwrócić się do Spółki o usunięcie danych osobowych, jeżeli prawo przyznaje im takie prawo. Spółka może nadal przechowywać informacje, do których zachowania jest prawnie zobowiązana lub które zgodnie z prawem może przechowywać.
17.4 Klientom może również przysługiwać prawo do zwrócenia się do Spółki o ograniczenie przetwarzania ich danych, wniesienia sprzeciwu wobec określonych operacji przetwarzania lub otrzymania określonych danych w formacie umożliwiającym ich przenoszenie.
17.5 Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Nie ma to wpływu na przetwarzanie, które miało już miejsce przed wycofaniem zgody.
17.6 Żądania dotyczące prywatności można przesyłać za pośrednictwem dostępnego formularza kontaktowego lub pocztą elektroniczną na adres [email protected]. Spółka może poprosić o informacje niezbędne do zweryfikowania tożsamości osoby składającej żądanie.
17.7 Spółka udzieli odpowiedzi w terminach wymaganych przez właściwe przepisy o ochronie danych.
17.8 Klienci mają również prawo złożyć skargę do organu ochrony danych osobowych. Ponieważ Spółka ma siedzibę w Niderlandach, skargę można złożyć do holenderskiego organu ochrony danych osobowych, Autoriteit Persoonsgegevens. W zależności od okoliczności Klient może również mieć możliwość złożenia skargi do organu ochrony danych osobowych w swoim kraju.
18. Wiek
18.1 Usługi Spółki dotyczące e-winiet oraz konta Roadwise są przeznaczone dla osób w wieku co najmniej 18 lat. Spółka świadomie nie oferuje kont Roadwise ani usług dotyczących e-winiet osobom poniżej 18. roku życia.
19. Zmiany niniejszej polityki prywatności
19.1 Spółka może aktualizować niniejszą politykę prywatności, jeżeli zmianie ulegną jej usługi, operacje przetwarzania, dostawcy usług lub obowiązki prawne.
19.2 Najnowsza wersja będzie dostępna za pośrednictwem e-Vinietă.md oraz usług Roadwise Spółki. Jeżeli wymaga tego prawo, istotne zmiany, które znacząco wpływają na obecnych posiadaczy kont Roadwise, zostaną im również przekazane.